Come gli Archivi nazionali utilizzano l'intelligenza artificiale per rendere i documenti più accessibili nell'era digitale

Colleen Shogan, archivista degli Stati Uniti, ha discusso della transizione digitale degli archivi nazionali e dell’uso dell’intelligenza artificiale nell’ambito di una più ampia conversazione pubblica giovedì sera presso la Biblioteca pubblica di Seattle, guidata da Brad Smith, presidente di Microsoft, e organizzata dal Fondazione degli archivi nazionali.

Gli Archivi Nazionali stanno addestrando un bot AI per estrarre i moduli DD-214 che riassumono la documentazione militare di una persona da file digitali di grandi dimensioni, liberando il personale per lavorare su richieste più complicate.

Per semplificare le risposte alle richieste del Freedom of Information Act (FOIA), gli Archivi nazionali sono nelle prime fasi di lavoro per implementare l’intelligenza artificiale per oscurare automaticamente le informazioni di identificazione personale.

Per il 250° anniversario della Dichiarazione di Indipendenza nel 2026, gli Archivi stanno collaborando con Microsoft per sviluppare una mostra interattiva che fornirà un’esperienza personalizzata utilizzando l’intelligenza artificiale.

Gli interessi dei visitatori verranno utilizzati per consigliare loro documenti pertinenti.

L’Archivio sta sperimentando diverse modalità per adattarsi alle nuove piattaforme digitali.

Ad esempio, quando il Proclama di Emancipazione era in mostra per Juneteenth, gli Archivi hanno invitato gli influencer dei social media a creare video al riguardo per piattaforme come TikTok, Instagram e Twitter.

Gli Archivi stanno inoltre digitalizzando i documenti per renderli più accessibili online.

Attualmente sono disponibili digitalmente circa 250 milioni di documenti su oltre 13,5 miliardi di pagine totali di documenti.

L’obiettivo è aumentare questo numero fino a 300 milioni ed eventualmente a 500 milioni di documenti digitalizzati.

Gli originali vengono preservati dopo la scansione, ha affermato Shogan.

Nel processo di digitalizzazione dei file, gli Archivi sono consapevoli di utilizzare formati di file non legati a software specifici, ha affermato Shogan.

“I programmi e le applicazioni per computer vanno e vengono, ma abbiamo bisogno che questi file sopravvivano alle applicazioni reali in modo che possano essere visualizzati per le generazioni a venire”, ha affermato.

Gli Archivi nazionali stanno inoltre passando alla raccolta e alla conservazione di un numero maggiore di documenti che sono “nati digitali” e che rimarranno in formato digitale anziché dover essere scansionati da documenti stampati.

Shogan, autrice e storica, ha prestato giuramento come undicesimo archivista degli Stati Uniti nel maggio 2022.

Ha un dottorato di ricerca in scienze politiche incentrato sulla leadership e la retorica presidenziale.

In precedenza ha ricoperto il ruolo di vicepresidente senior e direttore del David Rubenstein Center presso la White House Historical Association, e ha lavorato per il Senato degli Stati Uniti e come dirigente senior presso la Biblioteca del Congresso.

Per molte persone tra il pubblico di Seattle, la sua visita è stata simbolicamente importante come dimostrazione di sostegno all’ufficio di Seattle degli Archivi nazionali, che si proponeva di essere venduto e chiuso nel 2020 prima che la decisione fosse revocata.

Come parte del suo viaggio, ha visitato la struttura di Seattle, che contiene 150 milioni di dischi.

“La diversità dei documenti è davvero sorprendente”, ha detto, citando il patrimonio di documenti giudiziari e fiscali della struttura di Seattle, fotografie dell’era della Seconda Guerra Mondiale e documenti investigativi.

Descrivendosi come “una piccola fan del mistero”, Shogan ha detto di essere particolarmente entusiasta di vedere i registri dell’ufficio relativi al dirottamento dell’aereo DB Cooper del 1971.

Un argomento che non è emerso direttamente durante il suo discorso pubblico è stato il coinvolgimento degli Archivi nazionali nel caso legale sui documenti classificati presumibilmente trovati nel resort di Mar-a-Lago dell’ex presidente Donald Trump.

Tuttavia, Shogan ha mostrato il suo senso dell’umorismo quando Smith ha letto una domanda inviata dal pubblico su come gli Archivi gestiscono i documenti smarriti.

Nel riformulare la domanda, Smith ha detto che non avrebbe chiesto informazioni su oggetti che potrebbero perdersi nelle borse da palestra, o negli armadi, o…
“Bagni?” ha aggiunto Shogan, tra le risate del pubblico.