UW lotta con il nuovo sistema finanziario basato su cloud, evidenziando le difficoltà di migrazione IT

I problemi dell'Università di Washington con un aggiornamento IT da 340 milioni di dollari stanno suscitando commenti sul perché i progetti di migrazione del software spesso vanno male.
KIRO ha riferito la scorsa settimana di venditori che non sono stati pagati da quando l'UW è passata ad un nuovo sistema finanziario.
Il Seattle Times ha poi pubblicato un rapporto che descrive in dettaglio la migrazione IT iniziata a luglio dopo che l'UW ha sostituito i sistemi software legacy con l'infrastruttura basata su cloud di Workday.
Non è chiaro esattamente cosa o chi sia la colpa.
Il Times ha citato tensioni all'interno della leadership dell'UW sulla portata e sulle priorità, e stime inadeguate per le dimensioni e la portata dell'aggiornamento.
L'università ha un arretrato di circa 11.000 fatture per un totale di circa 71 milioni di dollari.
"Abbiamo riscontrato sfide in una varietà di aree relative ai pagamenti dei fornitori e ad alcuni processi di sovvenzione alla ricerca", ha affermato il portavoce dell'UW Victor Balta in una dichiarazione a GeekWire.
L'aggiornamento dei sistemi, denominato UW Financial Transformation, è iniziato nel 2018.
L'idea era di sostituire più di 800 metodi diversi per attività legate alla finanza con una piattaforma semplificata di Workday, il colosso del software della Bay Area.
I dipendenti vengono pagati e le informazioni sui pazienti di UW Medicine sono protette: due "obiettivi primari" che l'UW aveva quando ha lanciato il sistema il 6 luglio, ha affermato il portavoce dell'UW Victor Balta.
Ma chiaramente non è stata una transizione graduale.
I problemi non sono una sorpresa per i veterani del settore tecnologico che hanno visto altre transizioni software inciampare senza una pianificazione e dei sostegni adeguati.
Kevin Schofield, un ex manager di Microsoft che gestisce Seattle City Council Insight e Seattle Paper Trail, ha scritto in un thread su Facebook durante il fine settimana che questo tipo di importanti sostituzioni dei sistemi IT sono "incredibilmente difficili".
Schofield ha affermato di aver visto scenari simili quando i dipartimenti della città di Seattle hanno cercato di cambiare i sistemi di contabilità e fatturazione.
Ha citato due ragioni per cui le migrazioni possono incorrere in problemi: l'integrazione con dozzine di altri sistemi IT legacy correlati e la personalizzazione richiesta per il flusso di lavoro esistente all'interno dei singoli dipartimenti.
"In entrambi i casi è necessario decidere se fare qualcosa di goffo e fragile per sistemare la vecchia cosa, o 'aggiornare' i sistemi e il flusso di lavoro legacy (il che non fa altro che aumentare ulteriormente la complessità e la sofferenza del cambiamento)", ha scritto.
"È possibile creare e testare i singoli componenti, ma non è possibile testarli realmente su larga scala finché non si implementa il sistema sul serio." Schofield afferma che le organizzazioni possono prevenire potenziali ritardi e problemi creando un team numeroso in grado di diagnosticare e risolvere immediatamente i problemi.
Ed Lazowska, un professore di informatica di lunga data della UW che ha avviato il thread su Facebook, ha scritto di aver "visto questo film molte volte" quando era nel consiglio dei servizi di informazione dello stato di Washington.
“Sono diventato piuttosto bravo a individuare i segnali del complotto: tardiva vincolazione delle decisioni.
Mancata considerazione adeguata dei sistemi legacy correlati.
Consulenti di QA “di proprietà” del team di progetto.
Persone con responsabilità ma senza autorità.
Sponsorizzazione esecutiva disconnessa.
E così via”, ha scritto Lazowska.
In un'e-mail di follow-up con GeekWire, Lazowska ha elogiato il personale dell'UW che cerca di risolvere i problemi con la transizione di Workday.
"L'attuale team sta facendo un buon lavoro nel riprendersi dal caos che ha ereditato da persone ormai defunte che hanno gestito male il progetto fin dall'inizio", ha detto.
Balta ha affermato che l'UW ha assunto personale aggiuntivo e sta conducendo orari di servizio per affrontare preoccupazioni specifiche.
"Molti dei problemi rimanenti sono specifici delle circostanze individuali di una transazione, per cui il team sta lavorando 24 ore su 24 per risolverli", ha affermato.
L’UW ha anche dovuto affrontare ritardi e compensi di consulenza più alti del previsto quando ha implementato un nuovo sistema di gestione stipendi di Workday nel 2015, ha riferito il Seattle Times.
In una dichiarazione rilasciata a GeekWire, Workday ha affermato di collaborare con oltre 400 istituti di istruzione superiore a livello globale.
"Workday si impegna a lavorare a stretto contatto con l'Università di Washington e il suo partner di implementazione durante tutta la trasformazione finanziaria dell'Università, spostando oltre 850 sistemi legacy in un unico sistema centralizzato", ha affermato la società.
Secondo Cloudreach, una società di consulenza cloud, un piano di migrazione al cloud di successo “allinea i driver aziendali, genera consenso all’interno di un’organizzazione e gestisce gli incidenti passati”.
"Il tuo piano di migrazione dovrebbe includere una strategia di migrazione per ciascuna applicazione, definendo la quantità di modifiche che apporterai a ciascuna applicazione man mano che viene spostata nel cloud", ha scritto la società.
“La quantità di modifiche determinerà la velocità di migrazione, in altre parole, la rapidità con cui potrai spostare le applicazioni attraverso il processo di migrazione.
La mancata pianificazione adeguata può rallentare la migrazione, perdere dipendenze e causare interruzioni”.